Das Geheimnis der Produktivität: Fokus und Konzentration

Heute teile ich eine einfache Methode mit dir, die mir hilft konzentrierter und wesentlich produktiver zu arbeiten:

Die Pomodoro-Technik

Der Name geht zurück auf eine Eieruhr in Form einer Tomate. Diesen Kurzzeitwecker nutzte der Erfinder dieser Selbstmanagement-Methode, Francesco Cirillo, um konzentriert zu arbeiten. Dabei unterteilte er seine Arbeit in 25-Minuten-Zeiteinheiten. Das war die maximale Laufzeit der Eieruhr. Nach jeder Arbeitseinheit folgte eine kurze 5-minütige Pause, nach 4 Runden eine längere, 25 minütigen Pause.

Die Technik ist genauso simple, wie die Erfindung selbst:

• Stelle einen Timer auf 25 Minuten und lege los.
• Die ersten 25 Minuten sind gut investiert, um deine Aufgaben für den Tag zu notieren und was dafür alles erledigt werden muss.
• Die darauf folgende 5-minütige Pause kannst nutzen, um dir ein Getränk zu holen, kurz „ums Eck“ zu gehen, zu meditieren, dich zu dehnen oder frische Luft zu schnappen.
  Wichtig: Nimm‘ dir die 5 Minuten Zeit für dich und deine Bedürfnisse. Steh‘ auf und bewege dich.
• Dann startest du mit den nächsten 25 Minuten und deiner ersten Aufgabe.
• Sobald der Timer klingelt, hakst du ab, was du erledigt hast.
• Dann machst du wieder 5 Minuten Pause.
• Und so weiter …
• Nach 4 Runden (den sog. Pomodori) gönnst du dir eine längere, 25-minütige Pause.
• Danach starten die nächsten 4 Pomodori-Einheiten.

In der Regel arbeite ich ca. 3-4 Stunden am Tag nach diesem Prinzip. Entscheidend sind die Pausen, um nicht in Akkordarbeit zu verfallen. Außerhalb meiner Pomodoro-Arbeitszeit, z.B. im Coaching oder Training, fällt es mir leichter 100% präsent zu sein und mit einem guten Gefühl entspannter durch den Tag zu gehen.

Fokussiert und konzentriert arbeiten

Mir hilft die Pomodoro-Technik …

• Meinen Tag zu strukturieren. Am Morgen erstelle ich meine Liste der Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen will.
• Wesentlich mehr in weniger Zeit zu schaffen. Die 25 Minuten-Einheiten geben mir einen zeitlichen Rahmen. Denn …

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus,
wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht“(Parkinsonsches Gesetz).

• Fokussiert an einer Sache dran zu bleiben und den Impuls zu widerstehen, etwas anderes zu tun, wenn ich nicht weiterkomme.
• Mich von meinem Perfektionsanspruch zu Gunsten des Pareto-Prinzips (80:20 Regel) zu verabschieden.
• Auch ungeliebte Aufgaben schneller anzugehen, statt diese aufzuschieben.
• Genug zu trinken, da ich in jeder Pause ein Glas Wasser trinke.
• Ohne Unterbrechung konzentriert zu arbeiten, Zeitfresser abzuschalten (wie z.B. das Surfen im Internet) und mich gezielt abzuschotten (Telefon stumm schalten, Mailbox schließen, …).
• Ein besseres Zeitgefühl zu entwickeln.

25-Minuten Aufgaben

Wie gelingt es dir deine täglichen Aufgaben in 25 Minuten-Einheiten zu packen?
Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

• Manche Aufgaben passen genau in 25 Minuten. Perfekt!
• Kleinere, ähnliche Aufgaben kannst du zu einem Block zusammenfassen (z.B. Emails beantworten, Termine vereinbaren, Rechnungen schreiben, Überweisungen veranlassen, …)
• Große und komplexe Aufgaben unterteilst du in kleinere und überschaubare 25-Minuten-Schritte (Salami-Taktik)

In der Praxis hat sich das 25-Minuten-Intervall bewährt. Allerdings bin ich kein Freund von Dogmen. Probiere aus, ob 25, 20 oder 15 Minuten für dich praktikabler sind.

Alltagshelfer für mehr Produktivität

Natürlich musst du heutzutage nicht mit der Eieruhr hantieren. Eine Vielzahl an Tools und Apps erleichtert dir das Time-Keeping.

Ich selbst nutze den Focus Keeper fürs iPhone (iOS).

Für Android wird Clear Focus empfohlen.

Oder du öffnest einfach den Tomate Timer in deinem Browser.

Dieser Montags-Impuls ist im Pomodoro-Modus entstanden:

25 Minuten Recherche.
5 Minuten Pause & Zeit für meine Bedürfnisse
25 Minuten Entwurf schreiben.
5 Minuten Pause
25 Minuten Schön schreiben, Links einfügen, Bild und Zitat suchen.
5 Minuten Pause
25 Minuten Social Media füttern.

Es gibt jede Menge Methoden und Tipps zum Selbstmanagement.
Probiere eine Methode für 30 Tage aus und schaue was Dir und Deinem Wesen dient.

Ich wünsche dir, dass dir diese Methode hilft, deine Arbeitszeit konzentrierter und produktiver zu gestalten,
Katja