Im prall gefüllten Alltag tappe ich schnell in die Falle, die Aufgaben auf meiner To Do Liste, die einfach und schnell abgehakt werden können, als erstes anzugehen statt die Liste zu priorisieren. Dieses Verhalten stammt noch aus meiner Schul- und Studienzeit als es darum ging, sich schnell „Punkte“ zu sichern, ehe man den Gehirnschmalz in die schwierigen Aufgaben steckt, die Zeit kosten.
Viele kleine Häckchen
Noch heute verschafft mir dieses Vorgehen im ersten Moment ein Gefühl der Befriedigung: Das Häckchen auf der To Do Liste. Die wirklich wichtigen Aufgaben bleiben dabei allerdings auf der Strecke. Denn auch nach vielen kleinen Aufgaben fehlt mir oft die Zeit, Energie und Konzentration, um an großen Aufgaben und Projekten zu arbeiten.
„Es ist nie eine Frage der Zeit.
Es ist immer eine Frage der Prioritäten.“
(Unbekannt)
Meine Neuentdeckung aus „Ein guter Plan“ (*Werbung ohne Auftrag) zum Priorisieren und Erledigen meiner To-Do-Liste ist die 1-2-3-Technik.
Priorisieren: Die 1-2-3-Technik
Viele Zeitmanagement-Tools kosten vor allem Zeit. Die Anwendung der 1-2-3-Technik ist so kinderleicht und schnell gemacht wie bis drei zu zählen.
Betrachte am Anfang deines Tages alle anstehenden bzw. möglichen Aufgaben.
Dann vergibst du die „1“ für die wichtigste und entweder dringendste oder wirkungsvollste Aufgabe des Tages. Nur eine einzige Aufgabe bekommt die „1“.
Die „2“ bekommen zwei Aufgaben, die ebenfalls wichtig und dringlich oder wirkungsvoll sind, jedoch nicht allerhöchste Priorität haben.
Drei kleinere, weniger wichtige Aufgaben markierst du mit einer „3“.
Eins nach dem anderen
Idealerweise arbeitest du die Aufgaben in genau dieser Reihenfolge ab. Erst wenn du die erste Aufgabe erledigt hast oder nicht weiter kommst, weil du dafür noch eine Rückmeldung brauchst, gehst du zur nächsten Aufgabe über.
Damit ich tatsächlich konzentriert bei EINER Aufgabe bleibe, nutze ich den „Pomodoro-Timer„.
Falls du kein Morgenmensch bist, macht es natürlich Sinn, dass du dich mit einer 2 oder 3 aufwärmst, um dich dann deiner wichtigsten Aufgabe zu widmen.
Mittlerweile nutze ich die 1-2-3-Technik nicht nur für meine Tagesaufgaben, sondern auch um meine Prioritäten für die Woche, den Monat, das Quartal und ja sogar das Jahr 2019 zu setzen.
„Irgendwann ist irgendwann vielleicht zu spät.“
Ich wünsche dir in dieser Woche den Fokus für deine wichtigste Aufgabe,
Katja
* Hinweis: Ich empfehle dir diesen ganzheitlichen Terminkalender, weil ich selbst seit 3 Jahren damit arbeite und davon überzeugt bin, nicht weil ich dafür bezahlt werde.
