Heute möchte ich mal wieder ein praktisches Tool aus der Kategorie „workhacks“ mit dir teilen:
Die Retrospektive
Kurz: Retro.
Dabei geht es, wie der Begriff vermuten lässt, um einen Rückblick, um z.B. als Team oder (Kooperations-) Partner gemeinsam aus der Vergangenheit zu lernen.
„Lerne aus der Vergangenheit
für die Taten der Gegenwart
und die Entscheidungen der Zukunft.“
(Unbekannt)
Der Retrospektive zugrunde liegt die Überzeugung, „dass die Fähigkeit zur Kooperation der eigentliche Erfolgsfaktor der menschlichen Spezies ist“. Bei der Retrospektive schaut ein Team in regelmäßigen Abständen gemeinsam auf die bisherige Zusammenarbeit und die daraus resultierenden Ergebnisse.
Die Retrospektive bietet dafür einen vertrauensvollen und geschützten Rahmen, um sowohl dienliche Praktiken als auch Probleme, Kritik und Unzufriedenheit einzubringen. Gemeinsam werden Maßnahmen entwickelt, um das gemeinsame Wirken im nächsten Zeitraum zu verbessern.
Was ist gut und was schlecht gelaufen?
Zu Beginn einer Retrospektive gilt es die Voraussetzungen für eine offene Atmosphäre zu schaffen. Grundlegend hilft die Annahme, dass jede Person das Beste getan hat, was sie bzw. er im bestehenden Kontext leisten konnte. Auch ist es sinnvoll, die Ziele der Retro noch einmal kurz zu verdeutlichen.
Im zweiten Schritt werden die Daten und Fakten gesammelt: Was ist gut und was ist schlecht gelaufen? Um diese Phase effizient zu gestalten, nutze ich gern Post-Its, auf die jede Person erstmal die eigenen Punkte sammeln kann. Im Anschluss werden diese Einschätzungen mit dem Team geteilt. Dabei geht es nicht um eine Diskussion, sondern Sammlung.
Als Struktur nutze ich ein Flipchart mit 4 Quadranten (Download Vorlage). Im Quadrant links oben sammeln wir alle positiven Aspekte, versinnbildlicht mit einem lachendem Gesicht (Smiley), einer Sonne oder einem Plus (+). Daneben rechts alle negativen Punkte, repräsentiert durch ein trauriges Gesicht, eine Regenwolke oder ein Minus (-).
Die Themen werden geclustert und priorisiert.
Evolutionäre Verbesserung
Damit nicht nur Symptome behandelt werden, geht es im dritten Schritt darum, die tatsächlichen Ursachen zu verstehen und tiefere Einsichten zu gewinnen, um im vierten Schritt wirkungsvolle Maßnahmen entwickeln zu können: Was wollen wir konkret anders machen? Diese Punkte werden auf dem Flipchart im Quadranten unten links als Ideen („Glühbirne“) gesammelt und dann in realistische Maßnahmen übertragen.
Im vierten Quadranten unten rechts steht in der Retrospektive meist ein „Blümchen“ oder „Herz“ für Dankbarkeit oder auch Wertschätzung. Alternativ oder ergänzend arbeite ich auch gern mit einem „Fragezeichen“ für offene Fragen, die noch geklärt werden müssen.
Auch die Retrospektive endet mit einem kurzen Rückblick auf den Prozess. Die Teilnehmenden reflektieren und teilen, mit welchen Gefühlen sie aus dem Treffen gehen, was hilfreich war und welche Verbesserungsvorschläge es für die nächste Retrospektive gibt.
Im besten Fall wird dieser Prozess von einer neutralen Person moderiert. In agilen Projektteams übernimmt der Scrum-Master diese Aufgabe.
We can do better!
Ich selbst habe die Retrospektive vor etwa einem Jahr kennengelernt und arbeite seitdem regelmäßig damit. Zuletzt habe ich dieses Vorgehen in einem Projekt eingesetzt, das mich ziemlich gefrustet hat. Im Vorfeld hatte ich Zweifel, wie der Termin verlaufen wird. Dank dem Format der Retrospektive war der Austausch sehr konstruktiv. Neben den Kritikpunkten gab es auch jede Menge Dinge, die gut gelaufen sind und mir erst beim Reflektieren bewusst wurden. Am Ende war ich überrascht, wieviele wertvolle Einsichten und Ideen zur Optimierung wir gemeinsam für einen neuen Anlauf generiert haben.
Die Retrospektive ist ein einfaches Tool, das nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, doch viel bewirkt.
Ich freue mich, wenn die Retrospektive auch in deinem (beruflichen) Alltag zu einem besseren Miteinander beiträgt.
Deine Katja
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