Das Kanban Board. Eine agile Alternative zur To-Do Liste

Anfang des Jahres habe ich beim Agile Essentials-Seminar die Basics des agilen Arbeitens kennengelernt.

Dabei haben wir unter anderen das Kanban Board (auch als Backlog bekannt) genutzt – eine agile Alternative zur klassischen To Do Liste mit einigen Vorteilen. Dieses praktische Tool nutze ich schon länger für meine Selbstorganisation und Zuhause.

In den letzten beiden Monaten stiftete das Kanban Board in meinem Arbeitsalltag noch mehr Wert. Denn unser Work Space, das Konnektiv62, ist gewachsen. Anne trägt ja schon länger den Hut für unsere Social Media Aktivitäten. Zudem unterstützt uns seit Anfang des Jahres Cindy bei den Vermietungen und der Veranstaltungsorganisation. Parallel hatte Yvonne sieben Wochen Elternzeit in Neuseeland verbracht. Um alle Aufgaben im Blick zu behalten, haben wir uns ein Kanban Board für das Konnektiv62 erstellt.

Das Kanban Board

Backlog bedeutet „Arbeitsrückstand“ oder „Auftragsbestand“. Es handelt sich also beim Kanban Board um eine dynamische Liste unerledigter Aufgaben, die sich mit der Zeit ansammeln bzw. von Aufträgen, die darauf warten, bearbeitet zu werden.

Im Konnektiv62 nutzen wir das Kanban Board jeden Montag nach dem Check-In („Wie geht es mir gerade?“), um uns einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen, diese zu priorisieren und aufzuteilen. Wir arbeiten dabei analog. Das heißt, unser Kanban Board besteht aus einem Flipchart (quer) und jeder Menge Post-Its.

Das Kanban Board unterteilt sich in 3 – 4 Spalten und Stadien:

• To Do: Hier tummeln sich alle konkreten Aufgaben.
• Doing: Das sind die Aufgaben, an denen wir im Moment tatsächlich arbeiten.
• (Optional) Waiting for: Das sind Aufgaben, die auf Input von anderen warten, um weiter bearbeitet werden zu können.
• Done: In diesen Bereich wandert eine Aufgabe, wenn sie erledigt ist.

Teamwork

Im Konnektiv62 unterteilen wir das Kanban Board nochmal in jeweils eine Zeile für jede Person sowie eine Zeile mit Aufgaben, die personenunabhängig sind.

Auf diese Art und Weise haben wir Alles im Blick und Transparenz im Team:

• Wer gerade was macht
• Wer wo steht
• Wer „bummelt“ oder vielleicht Unterstützung braucht
• Wer Zeit hat, zu helfen

Was mir besonders gut gefällt sind zwei Dinge. Erstens: Pro Person sollte möglichst nur eine Aufgabe ins „Doing“. Ist diese erledigt, kommt die nächste Aufgabe dran. Das verhindert das erschlagende Gefühl der ellenlangen To-Do-Liste und schafft Fokus für die wichtigste Aufgabe. Zweitens: Mit der Zeit sammeln sich jede Menge erledigte Aufgaben im „Done“. Während eine To Do Liste immer nur unerledigte Aufgaben auflistet, sieht man beim Kanban Board auch das, was man gemeinsam schon alles geschafft hat … Ta-Da!!!

Ich wünsche dir mehr Ta-Da’s in deinem Leben,
Katja